"Siete Herramientas para un proyecto exitoso"
"Siete Herramientas para un proyecto exitoso"
Jeffrey S. Harding
Che/Ene.2014
INTRODUCCION
Tener las herramientas adecuadas es necesario para el éxito de cualquier proyecto en cualquier ámbito. De igual manera contar con las herramientas adecuadas sostiene la gestión del proyecto.
Iniciando un proyecto nuevo se deben plantear algunas preguntas como: ¿Qué haremos? ¿Cómo lo haremos? ¿Cuál sería el costo? ¿Quién lo hará?, Etc. Usando las herramientas adecuadas podemos ayudar a llegar a las respuesta a nuestras preguntas y a un proyecto exitoso.
LAS SIETE HERRAMIENTAS
1.Documento de alcance del Proyecto.
Todo proyecto debe tener un objetivo, éste describe detalladamente lo que el proyecto va a proporcionar en general se responden las preguntas ¿Qué? ¿Quién? y detalladamente ¿Cómo? Y ¿Dónde?; por ejemplo:
- Que equipamiento será instalado
- Que facilidades serán requeridas
- Que interfaces serán requeridas con la planta existente
Ya que más proyectos de procesos son multidisciplinarios, es importante utilizar diferentes disciplinas de la ingeniera tal como una “Check List” para dar un enfoque. Ésta lista deberá incluir los aspectos relacionados con el proyecto; por ejemplo:
- Procesos
- Mecánica
- Bombeo
- Instrumentación y controles
- Ingeniería Civil
- Arquitectura, etc.
2. Presupuesto del Proyecto
Esta herramienta está basada en un costo estimado con un documento de base, es decir, un estimado de cuánto costará el proyecto. El costo estimado del proyecto responde una muy importante pregunta “¿Cuánto?” . Normalmente en eso se basa un presupuesto de proyecto, en estimar el costo del proyecto, ya sea directamente o como algunos ajustes incluidos. Es por eso que tener documentada una base del costo estimado es muy importante.
En general, durante el curso de la definición del proyecto, se desarrollan estimaciones de costos cada vez más detalladas a medida que se hace más ingeniería y se define mejor el proyecto.
Las estimaciones de costos detalladas requieren un poco de ingeniería y diseño, y generalmente involucran cotizaciones de equipos que involucre detalles tales como yardas cúbicas de concreto, toneladas de acero, pies de tubería de varios tamaños y especificaciones de materiales.
3. Cronograma del proyecto
Todo proyecto debe contar con documento que agende las actividades del mismo (cronograma). Este cronograma debe responder la pregunta ”¿Cuándo?” (o más a menudo, ¿Qué tan pronto?. El cronograma puede ser tan simple como un diagrama de Gantt, la única condición es que el siempre se encuentre actualizado.
Un cronograma, especialmente en las fases iniciales de un proyecto, podría tener este aspecto:
- Obtener la aprobación de la carta Ene. 31
- Desarrollar alcance y estimación Feb. 28
- Aprobación del proyecto Mar. 15
- Ingeniería Abr. 30
- Compra de equipos y entregas Jul. 31
- Construcción Oct. 31
- Comisionado Nov. 15
- Puesta en marcha Nov. 30
En general, a medida que avanza un proyecto, se incluyen más detalles en el cronograma.
4.Organigrama
Si bien esta herramienta puede sonar obvia, el organigrama responde a la pregunta de "¿Quién?" . Esto puede ser importante si su organización tiene recursos limitados para asignar al proyecto si está utilizando recursos a tiempo parcial o si está utilizando recursos de terceros.
El organigrama hace que la asignación de alguien en el proyecto sea "oficial" y tener los cargos de las personas en el organigrama puede ayudar a obtener la prioridad que necesita para realizar el proyecto.
5. Lista de elementos de acción
Se puede utilizar para realizar un seguimiento de todo lo que se necesita hacer en el proyecto: información que se necesita; decisiones que se necesitan: o cualquier acción que se necesite.
El formato que debería llevar la lista de elementos de acción seria la siguiente:
- Numero de articulo
- Descripción
- Fecha de ingreso
- Solicitado de:
- Fecha de solicitud
- Fecha de recibimiento
- Comentarios
La lista de elementos de acción tiene múltiples usos. Puede ser utilizada para mantener a las personas responsables de proporcionar la información y realizar las acciones necesarias para llevar a cabo el proyecto.
6.Plan de ejecución del proyecto.
El plan de ejecución del proyecto responde a la pregunta "¿Cómo?": ¿Cómo se llevará a cabo el proyecto? ¿Cómo haremos la ingeniería (internamente o iremos a un contratista de ingeniería)? ¿Cómo compraremos equipo? ¿Cómo contrataremos la construcción? Etc.
El plan de ejecución puede ser bastante detallado y, a menudo, evoluciona a lo largo del camino a medida que el proyecto se define más completamente. En el plan de ejecución del proyecto. todos los pasos en el proyecto deben ser considerados, incluyendo los siguientes:
- Alcance inicial
- Aprobaciones de proyecto
- Diseño
- Revisiones de seguridad
- Construcción
- Comisionado
- Puesta en marcha
Es difícil tener un control de todos estos elementos al principio del proyecto. Algunos elementos pueden cambiar a medida que avanza el proyecto, lo que hace que el plan de ejecución sea un documento maleable.
7.Registro de riesgo
Mientras que la contingencia en una estimación de costos se destina principalmente a cubrir las "incógnitas desconocidas", el registro de riesgos puede ayudarlo a identificar posibles riesgos conocidos y, por lo tanto, asignar probabilidades, cuantificar una contingencia de riesgos. Algunos riesgos podrían ser:
- Es posible que existan líneas subterráneas abandonadas en el área donde queremos instalar los tanques de productos y materias primas. Idealmente, le gustaría saber antes de finalizar su proyecto, alcance, presupuesto y cronograma, pero por ahora digamos que no sabe.
- Los fabricantes de tanques están ocupados, las entregas son más largas de lo habitual y es posible que no cumplan con los compromisos de entrega.
Entre otros.
